Ketatausahaan sekolah menunjang proses belajar mengajar yang baik

Purniansyah: Kepala Staff Tata Usaha SMAN 2 Galing

Assalamualaikum … Wr Wb

Dalam rangka menunjang kelancaran proses belajar mengajar di instansi sekolah diperlukan suatu bagian yang mendukung kegiatan tersebut yaitu Ketatausahaan. Tata usaha adalah suatu bagian dari sekolah yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar agar berjalan lancar sesuai apa yang telah direncanakan dan bisa tercapai seperti apa yang diinginkan.

Dengan berkembangnya zaman yang sekarang lebih dikenal dengan era globalisasi, fungsi tata usaha harus lebih dapat ditingkatkan kualitasnya tentang teknologi terutama teknologi informasi ataupun lebih dikenal dengan era komputerisasi. Hal ini dimaksud untuk lebih mengefektifkan pekerjaan dan untuk memberikan pelayanan yang lebih baik. Oleh karena itu setiap staf tata usaha diharuskan menguasai teknologi tersebut.

Keberadaan ketatausahaan disetiap instansi sangat berperan penting untuk kelancaran kegiatan dan perkembangan instansi yang bersangkutan dan dengan perkembangan zaman teknologi informasi dapat lebih mengefektifkan kinerja dari tata usaha itu sendiri.

Pengertian Administrasi …

Menurut Musanef dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia, mengemukakan bahwa Administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan-tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien dengan menggunakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan agar dapat dicapai tujuan yang diinginkan.

Pengertian tersebut menerangkan bahwa suatu administrasi adalah sebuah rangkaian kegiatan sistematis yang dilakukan oleh kelompok manusia untuk saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengertian Tata Usaha

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern memberikan pengertian tata usaha yaitu suatu rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim, dan menyimpan keterangan- keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.

Berdasarkan definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa tata usaha sebagai aktivitas administrasi adalah suatu kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan dengan secara efektif dan efisien dengan menggunakan sarana dan prasarana sehingga keteranganketerangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi baik bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan ataupun dapat dipergunakan oleh pihak luar organisasi yang membutuhkan.

Peranan Pedoman Administrasi bagi sekolah

Administrasi sekolah yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin meningkatnya efisien, mutu dan perluasan pendidikan sekolah.

Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Sistem informasi ini di tingkat sekolah menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (recording system) dan pelaporan (reporting system ).

Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain :

1. Format- format yang diperlukan

2. Petunjuk dan aturan yang berlaku

3. Keterampilan personil yang memadai

Kegiatan – kegiatan yang dilakukan di sekolah sering disebut kegiatan administrsasi. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi/teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi sekolah memegang peranan yang penting dalam kegiatan administrasi. Kepala Sekolah memiliki kriteria – kriteria untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakan – kebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan Sekolah.

Tugas Kepala Tata Usaha Sekolah

Kepala tata usaha sekolah bertanggungjawab kepada kepada sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan sekolah meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a. Menyusun program tata usaha sekolah,

b. Mengelola keuangan sekolah,

c. Mengurus administrasi ketenagaan dan siswa,

d. Membina dan pemgembangan karir pegawai tata usaha sekolah,

e. Menyusun administrasi perlengkapan sekolah,

f. Menyusun dan penyajian data atau statistik sekolah,

g. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.

Administrasi Tata Usaha

Kegiatan Tata Usaha Sekolah terdiri dari :

a. Administrasi Kepegawaian

Buku pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah.

Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah menengah yang menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu.

b. Administrasi ketata Usahaan

Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan/disediakan :

b.1. Program kerja tata usaha

b.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai

b.3 Buku agenda masuk keluar

b.4. Buku ekspedisi

b.5. Sistem penyimpanan arsip

b.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN

c. Administrasi Keuangan

Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan/disediakan :

c.1 Buku Kas Umum

c.2. Buku Kas Pembantu

c.3. Laporan keuangan

d. Administrasi Barang

Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan/disediakan :

d.1. Buku Induk/Inventaris barang

d.2. Buku Non Inventaris

d.3. Buku Pemeliharaan

d.4. Buku kendali/stok barang

e. Administrasi Kesiswaan

Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan/disediakan :

e.1. Buku Induk Pegawai

e.2. Klaper

e.3. Buku mutasi masuk, keluar

e.4. Buku Prestasi

e.5. Rekap absen siswa

e.6. Buku kumpulan nilai

e.7. Daftar nominatif siswa

e.8. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan

e.9. Rapor siswa